در مجموعه‌ای که مشغول فعالیت هستیم، در تیمی که در حال کار هستیم و حتی برای مدیریت بعضی موضوعات شخصی خودمان، موضوع مستندسازی یک موضوع چالشی بین اعضاء مجموعه، تیم و خودمان! است.
مستندسازی و تصمیم‌گیری درخصوص میزان و نحوه مستندسازی همیشه موافقان و مخالفان خودش را داشته است و دارد. به صورت وِیژه با ورود رویکردهای چابک و بالطبع سرعت بخشی به فرآیند تولید محصولات (نرم‌افزاری) موضوع مستندسازی و تصمیم‌گیری در مورد میزان و نحوه مستندسازی همیشه محل سوال و چالش (به خصوص میان تیم‌های مختلف) بوده است.
به نظر می‌رسد مستندسازی مثل هر موضوع دیگری در فرآیند تولید نرم‌افزار، موضوعی مبتنی بر ساختار، تعریف محصول، فرهنگ وتعداد ذینفعان آن می‌تواند شکل و صورت بهینه شده‌ای به خود بگیرد تا بتواند جوابگوی نیازهای آن مجموعه یا تیم(ها) باشد.
اما ویژگی‌های مستندسازی خوب چیست؟ یا حداقل‌های یک مستندسازی خوب در تیم توسعه محصول چیست؟
پاسخ این سوال را می‌توان در سه جمله زیر خلاصه کرد:
— جوابگوی سوالات باشد، یعنی زمانی که به پاسخ سوالی نیاز دارید از طریق مستندات تهیه شده بتوانید آن را پیدا کنید.
— در دسترس باشد، یعنی بتوانید به سرعت و به راحتی از طریق مستندات به اطلاعات بیشتری دست پیدا کنید.
— به صورت سیستماتیک در حال بروزرسانی باشد، یعنی اسناد به صورت سیستمی و تحت یک ساختار نظام‌مند به صورت پیوسته در سیستم کاری (تیم) شما در حال بهبود باشد.